Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процесс обмена и управления электронными документами между организациями, компаниями, государственными учреждениями и другими участниками бизнес-процессов, что позволяет эффективно обрабатывать, передавать и хранить информацию. Для этого используется специализированная система электронного документооборота.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот способствует оптимизации процессов, снижению затрат и улучшению контроля над договорами, счетами и прочими документами.

Основные функции ЭДО:

1. Создание электронных документов. Документы создаются и оформляются в электронном формате. Это может быть текстовые файлы, таблицы, фотографии, видео, аудио и другие формы информации.
2. Отправка, обмен. Электронные документы передаются между участниками процесса с использованием интернет-сети или специализированных систем (СЭД). Это может включать в себя электронную почту, электронные платежи, облачные сервисы и другие средства.
3. Подпись и авторизация. Чтобы обеспечить безопасность и юридическую значимость электронных документов, часто используются цифровые подписи и механизмы аутентификации. Это позволяет убедиться в том, что документы не были изменены и что они были созданы или одобрены соответствующими лицами.
4. Хранение и архивирование. Файлы могут быть сохранены в электронном виде в специальных системах управления документами или в облачных хранилищах. Это облегчает доступ к документам, их поиск и архивирование.
5. Управление рабочими процессами. ЭДО часто интегрируется с бизнес-процессами, позволяя автоматизировать различные операции, такие как согласование, утверждение и регистрация документов.

ЭДО дает возможность мгновенно обмениваться файлами в режиме онлайн, быстро переходить в разные папки, разделы, подписывать документы и получать ответ без личного присутствия клиента/заказчика/управленца.

Виды ЭДО

Классификация видов ЭДО по сфере правовых отношений между участниками:

• внутренний (обмен файлами внутри компании);
• внешний (обмен файлами с контрагентами);
• ЭДО с государственными органами.

Классификация видов ЭДО по специфике деятельности компании:

• кадровый;
• бухгалтерский;
• архивный;
• производственный;
• управленческий;
• складской;
• технологический;
• секретный и конфиденциальный.

Преимущества ЭДО

Ведение электронного документооборота – преимущества:

• сокращение бумажной работы, а значит, и расходов компании;
• уменьшение трудозатрат;
• удобное хранение на компьютере или внешнем носителе;
• быстрый поиск нужных файлов;
• быстрая передача электронных документов и высокая скорость рабочих процессов (быстрое подписание, обмен, оплата и пр.).

ЭДО способствует увеличению эффективности бизнес-процессов, уменьшению времени на обработку документов и повышению прозрачности операций.

Для получения услуги по установке и налаживанию системы ЭДО обращайтесь к квалифицированным специалистам Врубленки. Также вы можете заказать формирование отчетностей, ведение бухгалтерского и налогового учета и пр.